Dicho argumento se hizo a razón de la consulta efectuada por la Dirección Ejecutiva del Proyecto de Infraestructura de la Red Vial NAcional - PROVIAS NACIONAL, creado mediante Decreto Supremo Nº 033-2002-MTC (Oficio Nº 791-2008-MTC/20)
Consideramos muy oportuno su difusión toda vez que el actuar de los Comités Especiales en los procesos de contratación pública, es muchas veces cuestionada, por las Oficinas de Control Interno.
1. ANTECEDENTES
Mediante el documento de la referencia, el Director Ejecutivo del Proyecto Especial de Transporte Nacional (PROVÍAS NACIONAL), en adelante la “Entidad”, formula consultas respecto de las facultades y responsabilidades del Comité Especial relacionadas con la determinación del valor referencial y las especificaciones técnicas en el caso de obras.
2. CONSULTAS Y ANÁLISIS[1]
La Entidad plantea las siguientes consultas:
2.1 ¿El Comité Especial designado por la Entidad para conducir un proceso de selección tiene responsabilidad por la determinación del monto establecido como valor referencial y/o por las características técnicas de las obras a contratar, contenidas en el expediente técnico?
Al respecto, de conformidad con el artículo 45º del Reglamento, el Comité Especial tiene a su cargo la organización y ejecución del proceso de selección, desde la preparación de las Bases hasta que la Buena Pro quede consentida, administrativamente firme o se produzca la cancelación del proceso.
Para tal efecto, según lo establecido en el artículo 50º del Reglamento, “conjuntamente con el documento de designación, se entregará al presidente del Comité Especial el expediente de la contratación y toda la información técnica y económica necesaria que pudiera servirle para cumplir con su función” (el subrayado es agregado).
De la lectura concordada de ambas normas, se desprende que corresponde al Comité Especial elaborar las Bases del proceso de selección, tomando como base la información técnica y económica contenida en el expediente de contratación y la documentación adicional que le fuera entregada.
Ahora bien, en el caso particular de obras, las especificaciones técnicas, el valor referencial y demás información técnica y económica, se encuentra comprendida en el expediente técnico[2] de la obra, documento que, a su vez, forma parte del expediente de contratación aprobado por la Entidad.
En ese sentido, no será responsabilidad del Comité Especial la determinación de las especificaciones técnicas y del valor referencial de la obra, toda vez que dicho órgano no resulta competente para definir esa información, la cual le viene proporcionada desde el expediente de contratación aprobado.
2.2 ¿Cuáles son los alcances (límites) de los artículos 32º y 45º del Reglamento, respecto de las facultades, potestad y competencia del Comité Especial para observar, solicitar la revisión o la modificación del valor referencial y/o las características técnicas de una obra, considerando que los Comités Especiales no están en capacidad material de verificar todos los componentes técnicos del expediente técnico?
Sobre el particular, el artículo 32º del Reglamento establece que “el valor referencial puesto en conocimiento del Comité Especial puede ser observado por éste, solicitando su revisión a la dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones de la Entidad, de acuerdo con el Artículo 12º de la Ley” (el subrayado es agregado).
Asimismo, conforme con lo establecido en el numeral 7 del artículo 45º del Reglamento, el Comité Especial es competente para “consultar o proponer las modificaciones de las características técnicas y el valor referencial”.
Conforme con las normas citadas, y en concordancia con lo señalado en el numeral precedente, si bien el Comité Especial no es responsable de la determinación de la información técnica y económica que precede a toda compra o adquisición, dicho órgano, atendiendo al conocimiento que pueden tener sus integrantes en el objeto de la convocatoria[3] o, con motivo de alguna consulta u observación formulada por un participante en el proceso de selección, puede efectuar consultas, observaciones o realizar propuestas a las áreas competentes de la Entidad respecto de la información que le fuera proporcionada.
No obstante, en el entendido que ésta es una potestad del Comité Especial y no una obligación, corresponderá a dicho órgano ejercerla con las limitaciones que impone la complejidad de la información técnica y económica contenida en el expediente técnico de la obra y los plazos con que se cuenta para poder efectuar la contratación.
Cabe precisar que dicha potestad no enerva en forma alguna la responsabilidad que pudiera determinarse por la mala o deficiente determinación de las especificaciones técnicas y el valor referencial por parte de las áreas de la Entidad que tuvieron a su cargo la preparación, elaboración y aprobación del expediente técnico de obra y expediente de contratación.
3. CONCLUSIONES
3.1. No es responsabilidad del Comité Especial la determinación de las especificaciones técnicas y del valor referencial de la obra, toda vez que dicho órgano no resulta competente para definir esta información, la cual le viene proporcionada desde el expediente de contratación aprobado.
3.2. Si bien conforme con los artículos 32º y 45º del Reglamento, el Comité Especial puede efectuar consultas, observaciones o realizar propuestas a las áreas competentes de la Entidad respecto de la información técnica y económica que le fuera proporcionada en el expediente de contratación respectivo, al ser su potestad y no una obligación, tendrá que ejercerla con las limitaciones que impone la complejidad de la información técnica y económica contenida en el expediente técnico de la obra y los plazos con que se cuenta para poder efectuar la contratación.
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[1] Sobre el particular, cabe señalar que, las consultas que absuelve este Consejo Superior son aquellas referidas al sentido y alcance de la normativa sobre contratación pública, sin hacer alusión a asuntos concretos o específicos, por lo que sus conclusiones no estarán vinculadas necesariamente a situación particular alguna, de conformidad con lo dispuesto por el inciso h) del artículo 59° del Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo N.º 083-2004-PCM (en lo sucesivo la Ley), la Segunda Disposición Final de su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo N.º 084-2004-PCM (en lo sucesivo el Reglamento), y el procedimiento 26 del Texto Único de Procedimientos Administrativos del CONSUCODE, aprobado por Decreto Supremo N.º 043-2006-EF y modificado mediante Resolución Ministerial Nº 727-2007-EF/10.
[2] Al respecto, según lo indicado en el numeral 28º del Anexo I de de definiciones del Reglamento, el expediente técnico de obra es “el conjunto de documentos que comprende: Memoria descriptiva, especificaciones técnicas, planos de ejecución de obra, metrados, presupuesto, Valor Referencial, análisis de precios, calendario de avance, fórmulas polinómicas y, si el caso lo requiere, estudio de suelos, estudio geológico, de impacto ambiental u otros complementarios.” (El subrayado es agregado)
[3] Conforme con lo señalado en el artículo 41º del Reglamento, el Comité Especial debe estar integrado como mínimo por un miembro perteneciente a la dependencia encargada de las contrataciones y adquisiciones y un miembro perteneciente al área usuaria. En ese sentido, dado el carácter especializado de dicho órgano, podría encontrarse en capacidad de advertir alguna deficiencia en la determinación del valor referencial al momento de elaborar las bases del proceso de selección.
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